Розробка ефективної системи організації документів за допомогою папок-реєстраторів є важливим етапом створення продуктивної роботи в офісі.
Зверніть увагу на кілька послідовних кроків, які допоможуть вам в цьому.
1. Аналіз потреб та визначення типів документів
- Складіть список усіх типів документів, які використовуються у вашому офісі: договори, рахунки, листи, звіти, методичні рекомендації, інструкції тощо.
- Визначте частоту використання кожного типу документа.
- Оцініть обсяг поточної документації, яку потрібно зберігати.
2. Розробка системи класифікації
- Утворіть логічну систему класифікації документів – номенклатуру справ. Класифікацію можна створити за:
- Проєктами: кожен проєкт – окрема папка.
- Клієнтами: папки для кожного клієнта або групи клієнтів.
- Типами документів: окремі папки для договорів, рахунків, звітів тощо.
- Датами: класифікація за роками або місяцями.
- Комбінацією цих критеріїв.
- Виберіть систему кодування для папок, яка буде зрозуміла всім співробітникам.
3. Вибір папок-реєстраторів
- Розмір – вибирайте папки, які відповідають формату ваших документів.
- Матеріал – зверніть увагу на міцність матеріалу, особливо якщо папки будуть часто використовуватися.
- Механізм – кільцевий, скобковий, із затискачем – вибір залежить від ваших потреб.
- Колір – використовуйте різні кольори для різних категорій документів, щоб швидко знаходити потрібну інформацію.
4. Розміщення папок
- Виділіть спеціальне місце для зберігання папок-реєстраторів – шафа, стелаж.
- Розміщуйте папки за номером, алфавітом або датою для зручного пошуку.
- Регулярно перевіряйте та оновлюйте вміст папок.
5. Впровадження системи серед співробітників
- Проведіть інструктаж для всіх співробітників, щоб вони розуміли систему класифікації та правила роботи з папками.
- Створіть інструкцію та розташуйте її на видному місці.
- Заохочуйте співробітників дотримуватися встановлених правил.
Додаткові рекомендації
- Використовуйте ярлики для швидкого пошуку потрібної інформації.
- Регулярно архівуйте старі документи.
- Розгляньте можливість використання електронного документообігу для додаткової безпеки та зручності.
- Періодично переглядайте систему класифікації та вносьте відповідні зміни.
Ефективність системи організації документообігу
Чітка система організації документів – це інвестиція в ваш час і продуктивність. Регулярно переглядайте номенклатуру справ в офісі та вдосконалюйте свою систему організації документів, щоб вона відповідала вашим поточним потребам.
