Як вибрати програмне забезпечення для автоматизації бухгалтерії

У сучасному світі бізнесу, де швидкість обробки даних і відповідність законодавству мають критичне значення, автоматизація бухгалтерії вже давно перестала бути розкішшю — це стала життєво необхідна інвестиція для будь-якого підприємства.

Без належної автоматизації компанія ризикує втратити контроль над фінансами, допустити фатальні помилки у звітності та витратити надмірні ресурси на рутинну ручну працю.

Автоматизоване бухгалтерське програмне забезпечення допомагає систематизувати фінансові процеси, мінімізує людський фактор і дає змогу оперативно отримувати точну фінансову інформацію для прийняття управлінських рішень. Це те, що реально дозволяє скоротити час на облік у кілька разів, при цьому підвищуючи точність і прозорість процесів.

У цій статті ми розглянемо, які критерії є ключовими при виборі бухгалтерського ПЗ, які варіанти доступні на українському ринку, як оцінити свої потреби та як зробити правильний вибір, який дійсно підтримає розвиток вашого бізнесу в довгостроковій перспективі.

Основні критерії вибору бухгалтерського ПЗ

Функціональні можливості

Коли справа доходить до вибору бухгалтерської програми, перше, на що слід звернути увагу, — це функціонал. В ідеалі — програма має закривати всі процеси вашого обліку: від первинної документації до складання фінансової звітності. Але тут важливо пам’ятати: забагато функцій, які не використовуються, можуть ускладнити роботу, тому варто шукати баланс.

Ведення бухгалтерського та податкового обліку

ПЗ має підтримувати ведення синтетичного й аналітичного обліку, враховуючи вимоги чинного законодавства. Необхідна підтримка роботи з ПДВ, податком на прибуток, ЄСВ, тощо. Крім того, можливість вести облік по 8 та 9 класах рахунків і деталізація витрат — надзвичайно важливі для точного аналізу.

Кадровий облік і розрахунок заробітної плати

Багато підприємств досі ведуть зарплату вручну в Excel або окремо в іншому ПЗ. Це створює проблеми із синхронізацією. Хороше бухгалтерське ПЗ дозволяє вести штатний розпис, нарахування зарплати, облік лікарняних, відпусток, індексацій, формувати звітність у ПФУ, ДПС та фонди.

Аналітичні звіти та оновлення даних

Фінансовий директор чи власник бізнесу завжди має отримувати оперативну аналітику: по витратах, доходах, дебіторці, кредиторці. Програма повинна дозволяти формувати як стандартні, так і кастомізовані звіти. Плюс — автоматичне оновлення нормативів: мінімальної зарплати, курсу валют, соціальних нормативів.

Вартість програмного забезпечення

Ціна — це завжди болюче питання, особливо коли мова йде про довготривалі витрати. Але тут не варто гнатися за дешевизною. Потрібно враховувати як початкову вартість, так і витрати на обслуговування в майбутньому.

Моделі ліцензування

Деякі продукти продаються за разову плату. Наприклад, у BAS ви купуєте ліцензію на одне робоче місце без обмеження за терміном дії. Хочете працювати у кількох — докуповуєте ліцензії. Якщо зростає складність обліку — переходите на іншу конфігурацію. Платите один раз — використовуєте роками.

Платна підписка проти безстрокової ліцензії

Інші ПЗ працюють за підпискою — ви сплачуєте щомісячно або щороку, як за Netflix. Спочатку це дешево — знижки, пільги, перші 3 місяці безкоштовно. Але в довгостроковій перспективі, особливо для бізнесу, що активно росте, така модель може виявитися дорожчою, бо сплата постійна і не залежить від обсягів діяльності.

Зручність використання

Пам’ятаєте той момент, коли ви встановили нову програму і не змогли розібратися, як додати документ? Це типовий біль користувача. Бухгалтерське ПЗ не має викликати відразу.

Інтерфейс та навігація

Програма має бути інтуїтивно зрозумілою, навіть для новачка. Важлива підтримка української мови, логічно структуровані розділи, прості налаштування. Гарне ПЗ дозволяє персоналізувати інтерфейс — приховати зайве, винести важливе наперед.

Підтримка користувача та навчання

Великий плюс — це доступність навчальних матеріалів: відеоуроки, інструкції, форуми, чати підтримки. Якщо щось “зламалось” — має бути техпідтримка, яка реагує швидко. Добре, коли є сертифіковані центри навчання, які можуть підготувати нового бухгалтера за кілька днів.

Інтеграція з іншими системами

У сучасному бізнесі жодна програма не повинна існувати ізольовано. Якщо облікова система не вміє «спілкуватися» з іншими сервісами, це створює зайві перепони, дублювання інформації, втрату часу. Інтеграція — ключ до оптимізації процесів.

Взаємодія з CRM, банками та держсервісами

Уявіть ситуацію: ви виставили рахунок у CRM, клієнт його оплатив, а дані вже автоматично потрапили в бухгалтерію. Без жодного ручного втручання. Саме так має працювати ідеальна система.

Сучасне ПЗ повинно мати API або готові інтеграції з:

• CRM-системами (як amoCRM, Bitrix24, Salesforce);
• банківськими сервісами для автоматичного завантаження виписок (наприклад, API ПриватБанку, Монобанку, Райффайзен);
• сервісами електронної звітності (М.Е.Doc, Соната, FREDO);
• сервісами електронного документообігу (Вчасно, Paperless, СЕДО);
• сервісами ДПС, ПФУ, ФСС для відправки звітності напряму з ПЗ.

Це не просто зручно — це економить години роботи бухгалтера кожного тижня. А ще — знижує ризик помилок, бо мінімізується ручний ввід.

Обмін даними з електронними документами

Папір поступово зникає з документообігу. Все більше підприємств переходить на електронні акти, накладні, рахунки. Тому бухгалтерське ПЗ має підтримувати:

• створення електронних документів за шаблонами;
• підписання КЕП (кваліфікованим електронним підписом);
• обмін з контрагентами в системах EDI;
• зберігання архіву документів згідно законодавчих вимог.

Наявність повноцінної підтримки електронного документообігу — не просто фішка, а вимога сьогодення. Особливо в умовах віддаленої роботи або мультиофісної структури.

Безпека та захист даних

Фінансова інформація — надзвичайно чутлива. Якщо хтось отримає доступ до вашої бази даних, це може стати фатальним. Тому питання безпеки — не обговорюється, воно має бути вбудоване в систему з першого дня.

Шифрування та аутентифікація

Дані мають передаватися та зберігатися в зашифрованому вигляді. Програма повинна підтримувати:

• SSL/TLS-з’єднання при передачі даних (особливо в хмарних сервісах);
• зберігання резервних копій у зашифрованому вигляді;
• шифрування бази даних локально на сервері чи ПК.

Також важлива багаторівнева автентифікація: пароль, SMS, одноразові коди. Доступ має бути розмежованим: бухгалтер бачить одне, кадровик — інше, керівник — ще інше.

Резервне копіювання та захист від вірусів

Пам’ятаєте, як у 2017 році вірус Petya паралізував пів країни? Тоді постраждали сотні підприємств, багато з яких втратили фінансові дані безповоротно. Хороше ПЗ має підтримувати:

• автоматичне резервне копіювання (щоденне, щогодинне);
• зберігання копій у «хмарі» або на окремому сервері;
• захист від запуску шкідливих скриптів;
• інтеграцію з антивірусними системами.

Ці функції часто непомітні, поки не настає катастрофа. Але саме вони дозволяють швидко відновити роботу в разі збою.

Доступність спеціалістів та підтримка

Уявіть, що у вас терміново вилізла помилка в обліку, а єдиний консультант по вашій програмі — на відпочинку. Або взагалі переїхав в іншу країну. І що тоді?

Наявність ринку фахівців

Краще обирати рішення, які широко використовуються на ринку. Якщо програма популярна — знайти спеціаліста, який вміє з нею працювати, набагато простіше. Це економія часу і грошей при наймі нового бухгалтера або переході в новий офіс.

Великі продукти, як BAS, мають розгалужену мережу партнерів та сертифікованих консультантів. Ви можете вибрати, хто вам більше підходить: хтось із глибокими знаннями чи з вигідними тарифами.

Незалежність від одного постачальника

Інколи ПЗ створене маленькою студією або індивідуальним розробником. Ви можете отримати гарну ціну і швидке впровадження, але ризикуєте залишитися без підтримки через рік.

Варто обирати продукти, які підтримуються декількома компаніями, мають спільноту користувачів, форуми, бази знань. Це гарантує, що ви не «прив’язані» до одного провайдера і завжди зможете знайти альтернативу.

Популярні рішення на українському ринку

Не існує універсального ідеального продукту — кожен має свої переваги, недоліки, специфіку. Але на українському ринку є кілька гравців, які займають лідерські позиції у своїх нішах.

BAS (Business Automation Software)

Це українська лінійка програм для автоматизації бухгалтерії, складського обліку, виробництва, управління. Головна перевага — гнучкість і відповідність українському законодавству. Конфігурації BAS постійно оновлюються, підтримують всі види звітності, облік за НП(С)БО та МСФЗ.

Є варіанти для будь-яких бізнесів: від ФОП до промислових гігантів. BAS підтримує інтеграцію з CRM, документообігом, зовнішніми сервісами, має потужну спільноту.

SAP Business One

Світовий лідер серед ERP-рішень. Підходить середньому та великому бізнесу. Глибока інтеграція управлінського й фінансового обліку, аналітики, планування. Підтримує локалізацію для України, але вимагає серйозних інвестицій у впровадження та навчання.

Odoo Enterprise

Модульне рішення з відкритим кодом, розроблене в Європі (Бельгія). Прекрасно адаптується до потреб підприємства. Має модулі бухгалтерії, CRM, логістики, документообігу. Підтримується в Україні кількома інтеграторами, є версії з українською локалізацією.

Zoho Books та QuickBooks

Це хмарні бухгалтерські сервіси, популярні серед малого бізнесу. Простий інтерфейс, підтримка мобільних додатків, автоматизація щоденних операцій. Але для України поки слабка підтримка локалізації та законодавства.

MASTER:Бухгалтерія

Продукт української ІТ-компанії IT-Enterprise. Спрямований на малий та середній бізнес. Має локалізацію, підтримує звітність, інтегрується з іншими модулями MASTER-серії. Альтернатива BAS для компаній, які шукають локального розробника з гнучкою підтримкою.

Методика вибору ПЗ для вашого бізнесу

Вибір бухгалтерського програмного забезпечення — це не просто покупка продукту, це стратегічне рішення, яке впливатиме на всі фінансові процеси компанії протягом багатьох років. Щоб зробити правильний вибір, потрібно чітко знати свої потреби, розуміти функціональні можливості рішень і протестувати варіанти, які вам підходять.

Аналіз потреб підприємства

Перш ніж почати пошук, дайте собі відповідь на декілька ключових запитань:

• Який тип обліку ведеться в компанії — тільки бухгалтерський чи ще й управлінський, кадровий, податковий?
• Скільки співробітників буде працювати в системі одночасно?
• Чи є потреба в інтеграції з CRM, сайтом, онлайн-банкінгом?
• Чи потрібно вести облік по декількох підприємствах чи філіях?
• Чи є у вас внутрішній ІТ-відділ або потрібна підтримка сторонніх спеціалістів?

Ці питання допоможуть звузити коло пошуку. Наприклад, якщо ви — ФОП, якому треба лише вести книгу обліку і подавати звіт по ЄП, вам не потрібне повноцінне ERP-рішення. А от якщо у вас мережа магазинів — варто дивитися в бік потужних рішень із мультифункціоналом.

Тестування демоверсій

Не приймайте рішень наосліп. Більшість постачальників програмного забезпечення пропонують тестові періоди або демонстраційні бази. Обов’язково скористайтесь цією можливістю:

• протестуйте, як вводити первинні документи;
• створіть приклад нарахування зарплати;
• подивіться, які звіти можна сформувати;
• оцініть швидкість роботи, зручність інтерфейсу.

Ідеально, якщо у вас є бухгалтер або фахівець, який може паралельно вести тестовий облік і порівнювати результат із реальною базою. Це дасть реальне уявлення, наскільки програма зручна й точна у розрахунках.

Вивчення відгуків та рейтингу

Ніхто не скаже вам більше про продукт, ніж інші користувачі. Перегляньте:

• відгуки на форумах бухгалтерів;
• тематичні обговорення в Facebook-групах;
• відеоогляди на YouTube;
• коментарі на сайтах розробників.

Звертайте увагу на скарги щодо оновлень, підтримки, стабільності роботи. Якщо у програми часто вилітають бази, а на лист до техпідтримки відповідають через тиждень — це тривожний сигнал.

Поради від Спілки Автоматизаторів Бізнесу (САБ)

САБ — це не просто громадська організація, це професійна спільнота, яка вже багато років супроводжує впровадження сучасних систем обліку в українському бізнесі. Її поради базуються на тисячах реальних кейсів і глибокій експертизі.

Підтримка локалізованих рішень

САБ рекомендує використовувати ПЗ, що має офіційну українську локалізацію. Це важливо не лише з точки зору мови інтерфейсу, а й через відповідність законодавству України.

Програмне забезпечення має підтримувати:

• форми української звітності (J/F-звіти для ДПС);
• локальні бухгалтерські стандарти (НП(С)БО, МСФЗ);
• актуальні нормативи (мінімальна зарплата, ПДВ, ЄСВ).

Також важливо, щоб програма відповідала постановам Кабміну, змінам у трудовому законодавстві, правилам електронного документообігу в Україні.

Сертифіковані партнери

САБ радить обирати лише офіційних партнерів — тих, хто пройшов навчання, склав сертифікаційні іспити й має право впроваджувати програми. Це гарантує:

• кваліфіковану допомогу на етапі впровадження;
• налаштування програми під ваші потреби;
• офіційну підтримку з оновленнями та технічними питаннями.

Сертифіковані партнери також мають доступ до баз знань, методичних матеріалів та можуть навчити ваших співробітників користуватися програмою правильно й ефективно.

Приклад від компанії Evsesvit

Компанія Evsesvit — один із сертифікованих партнерів САБ, що спеціалізується на впровадженні програм BAS та супутніх сервісів. З 2023 року офіційно входить до складу САБ, що підтверджує високу якість їхніх послуг.

Переваги партнерства з Evsesvit

• Індивідуальний підхід — кожному клієнту підбирається конфігурація BAS, яка відповідає реальним потребам бізнесу.
• Комплексне впровадження — налаштування ПЗ, перенесення даних, навчання персоналу, тестування і запуск.
• Оперативна підтримка — доступ до технічної допомоги через телефон, e-mail, месенджери.
• Гнучкі ціни та підписки — можливість як придбати ПЗ, так і використовувати за підпискою.

Команда Evsesvit працює з підприємствами будь-якого масштабу: від ФОП до корпорацій. Їхні спеціалісти допоможуть не лише обрати програму, а й оптимізувати бізнес-процеси в цілому.

Як Evsesvit впроваджує BAS

1. Аудит потреб — аналіз бізнесу, видів обліку, кількості користувачів.
2. Вибір конфігурації — BAS Бухгалтерія, BAS Малий бізнес, BAS Комплексне управління підприємством тощо.
3. Налаштування і адаптація — індивідуальні права доступу, шаблони документів, звіти.
4. Навчання персоналу — практичні курси, відеоуроки, консультації.
5. Технічна підтримка та оновлення — щомісячні апдейти, дистанційна допомога, резервне копіювання.

Висновок: Інвестиція, яка окупається

Автоматизація бухгалтерії — це не просто модернізація, а необхідність для сучасного бізнесу. Правильно обране програмне забезпечення дозволяє не тільки економити час і ресурси, а й уникати штрафів, помилок, неефективного управління.

Варто інвестувати час у вибір ПЗ, яке буде відповідати вашому типу бізнесу, законодавству України, вимогам по звітності й масштабуванню. Тестуйте демоверсії, звертайтесь до сертифікованих партнерів, аналізуйте відгуки й думайте стратегічно.

Компанія Evsesvit разом зі Спілкою Автоматизаторів Бізнесу допоможуть вам на кожному етапі — від вибору до впровадження. І пам’ятайте: правильне ПЗ — це як надійний бухгалтер, який працює 24/7, не помиляється і завжди в курсі законодавчих змін.